====== MANUEL DE PROCÉDURES OPÉRATIONNELLES ====== ==== 1. DÉPARTEMENT LEE COOPER (RDC) ==== === 1.1. Gestion de la Réception de Marchandise et Retours des Magasins === Tâches principales : Réception physique des marchandises, contrôle qualitatif et quantitatif, gestion des retours provenant des magasins. La reception de la marchandise se fait a travers le systeme , par le biais du bon de commande creer. si la reception est total alors la quantité scanner par code a barre confirmera la quantité mentionné sur le bon de commande , dans le cas contraire la reception est partielle en attendant le reliquat , le responsable de la reception devra faire le suivis de cette derniere jusqu'a reception total. une verification quotidienne de l'etat de chaque commande fournisseur non receptionné completement devra etre fait afin de garantir la reception ou l'annulation du reliquat. NB : le scan par code a barre est obligatoire pour ce processus et toutes personnes signalé ou detecter utilisant d'autre moyen : comptage manuel ect ... sera signalé a la direction et responsable des anomalies de stock detecté par la suite concernant les articles recu. une passation est obligatoire pendant les periodes d'abscence ou de congé avec un document résumant les reception en cours objet de la passation. Équipe : Mustafa Remplaçant(e) en cas d'absence : Zineb === 1.2. Gestion du Stock === Tâches principales : Supervision du stock, gestion de réassort, envoi ou demande de récupération des points de vente , impression etiquette solde , impression des etiquettes de prix Acteurs principaux : Fatimzahra / Hanaa / Latifa Remplaçant(e) en cas d'absence : Zineb le processus de reassort doit etre respecté afin de garantir un approvisionement optimal , equilibré pour nos points de ventes. ( par vente / sur stock ) suite directe de la direction qui seront metionné sur ce processus. Réassort sur vente LUNDI / JEUDI en periode normal, en periode de vente chaque jour pour les meilleurs magasin vendeurs. NB : le responsable du stock peut procéder au changement de ce process afin de suivre la cadence des ventes ou des stocks dans les magasins. === 1.3. Opérations de Saisie === Tâches principales : Enregistrement informatique des flux (sorties, transferts entre magasin , retour de marchandise). Équipe : Zineb / Touria / Meryem / Ilham Remplaçant(e) en cas d'absence : Souad Règle de remplacement : En cas d'absence d'une ou plusieurs personnes, une personne de l'équipe peut assurer le remplacement. Le responsable du stock jugera de la nécessité d'un renfort selon la charge de travail. 📢 NOTE DE SERVICE – RAPPEL IMPORTANT : Sortie de marchandise À l'attention de l'ensemble du personnel Il est formellement rappelé que toute marchandise sortant de l'établissement doit obligatoirement être scannée par son code-barres au préalable. == En conséquence : Toute personne détectée ou signalée en train de faire sortir de la marchandise sans ce scan obligatoire s'expose à des sanctions disciplinaires.Ces sanctions seront appliquées immédiatement, conformément au règlement intérieur de l'entreprise.== == Nous comptons sur la rigueur et la responsabilité de chacun pour le respect strict de cette procédure de contrôle. == === 1.4. Collecte de Marchandise (Picking) === Tâches principales : Rassemblement des articles selon les bons de commande ou de préparation. Équipe : Abderzak / Souad / Hiba / Ilham (Opérateur) / Siham / Touria ( operateur ) Remplaçant(e) en cas d'absence : Le responsable du stock designera la personne. Règle de remplacement : En cas d'absence, un membre de l'équipe prend le relais. Le responsable du stock jugera de la nécessité d'un renfort selon la charge de travail. === 1.5. Conditionnement de Colis (Packing) === Tâches principales : Emballage, étiquetage et sécurisation des colis pour expédition. Équipe : Salah / Lahssan Remplaçant(e) en cas d'absence : L'un des deux ( Salah ou Hassan ) Règle de remplacement : En cas d'absence de l'un, l'autre assure le poste. Le responsable du stock jugera de la nécessité d'un renfort si le volume l'exige. === 1.6 Autres Taches ( Coller les etiquettes de solde , Hologramme === ce sont des taches demandés par le Responsable d'equipe au besoin , le responsable detachera du personnel de leurs postes afin de pouvoir terminer ces taches sans impacter la production ou pendant une periode creuse. ==== 2. DÉPARTEMENT KEITO (1ER ÉTAGE) ==== === 2.1. Gestion du Stock === Tâches principales : Supervision du stock, gestion de réassort, envoi ou demande de récupération des points de vente , impression etiquette solde , impression des etiquettes de prix le processus de reassort doit etre respecté afin de garantir un approvisionement optimal , equilibré pour nos points de ventes. ( par vente / sur stock ) suite directe de la direction qui seront metionné sur ce processus. Réassort sur vente LUNDI / JEUDI en periode normal, en periode de vente chaque jour pour les meilleurs magasin vendeurs. NB : le responsable du stock peut procéder au changement de ce process afin de suivre la cadence des ventes ou des stocks dans les magasins. Équipe : Samira / Wissal Remplaçant(e) en cas d'absence : ZINEB Règles de remplacement : Samira et Wissal se remplacent mutuellement en cas d'absence (l'une remplace l'autre). Aziza est également en appui/remplacement sur ce pôle. Le responsable du stock jugera si un renfort est nécessaire. === 2.2. Opérations de Saisie === Tâches principales : Enregistrement informatique des flux (sorties, transferts entre magasin , retour de marchandise). Équipe : Loubna / Aziza / Wissal Remplacement par qui ? Règle de remplacement : En cas d'absence, redistribution au sein de l'équipe. Le responsable du stock jugera si un renfort est nécessaire. 📢 NOTE DE SERVICE – RAPPEL IMPORTANT : Sortie de marchandise À l'attention de l'ensemble du personnel Il est formellement rappelé que toute marchandise sortant de l'établissement doit obligatoirement être scannée par son code-barres au préalable. == En conséquence : Toute personne détectée ou signalée en train de faire sortir de la marchandise sans ce scan obligatoire s'expose à des sanctions disciplinaires.Ces sanctions seront appliquées immédiatement, conformément au règlement intérieur de l'entreprise.== == Nous comptons sur la rigueur et la responsabilité de chacun pour le respect strict de cette procédure de contrôle. == === 2.3. Collecte de Marchandise === Tâches principales : Préparation des commandes, prélèvement des articles sur les zones de stockage. Équipe : Hind / Zineb / Rouwane / Chelh Zineb / Fatiha / Khadija Règle de remplacement : En cas d'absence, rotation au sein de l'équipe. Le responsable du stock évaluera la nécessité d'un renfort selon l'activité. === 2.4 Autres Taches ( Coller les etiquettes de solde , enlever tag ou autres taches === ce sont des taches demandés par le Responsable d'equipe au besoin , le responsable detachera du personnel de leurs postes afin de pouvoir terminer ces taches sans impacter la production ou pendant une periode creuse. === 2.4. Conditionnement === Tâches principales : Mise en carton, protection et préparation finale des colis. Équipe : Youssef Remplaçant(e) en cas d'absence : L'un des deux ( Youssef / Mjid ) ==== 3. DÉPARTEMENT STOCK (SOUS-SOL) ==== === 3.1. Gestion du Stock === Tâches principales : Supervision du stock, gestion de réassort, envoi ou demande de récupération des points de vente , impression etiquette solde , impression des etiquettes de prix Equipe : Sanaa Règles de remplacement : a précisé le processus de reassort doit etre respecté afin de garantir un approvisionement optimal , equilibré pour nos points de ventes. ( par vente / sur stock ) suite directe de la direction qui seront metionné sur ce processus. Réassort sur vente LUNDI / JEUDI en periode normal, en periode de vente chaque jour pour les meilleurs magasin vendeurs. NB : le responsable du stock peut procéder au changement de ce process afin de suivre la cadence des ventes ou des stocks dans les magasins. === 3.2. Opérations de Saisie === Tâches principales : Saisie informatique des mouvements du sous-sol. Équipe : Youssef / Mjid emplaçant(e) en cas d'absence : L'un des deux ( Mjid ou Youssef ) Règle de remplacement : L'un remplace l'autre en cas d'absence. Le responsable du stock jugera de la nécessité d'un renfort selon la charge de travail. 📢 NOTE DE SERVICE – RAPPEL IMPORTANT : Sortie de marchandise À l'attention de l'ensemble du personnel Il est formellement rappelé que toute marchandise sortant de l'établissement doit obligatoirement être scannée par son code-barres au préalable. == En conséquence : Toute personne détectée ou signalée en train de faire sortir de la marchandise sans ce scan obligatoire s'expose à des sanctions disciplinaires.Ces sanctions seront appliquées immédiatement, conformément au règlement intérieur de l'entreprise.== == Nous comptons sur la rigueur et la responsabilité de chacun pour le respect strict de cette procédure de contrôle. == === 3.3. Collecte de Marchandise === Tâches principales : Collecte et regroupement des références situées au sous-sol. Équipe : Hanane / Salwa Règle de remplacement : L'une remplace l'autre en cas d'absence. Le responsable du stock jugera de la nécessité d'un renfort. === 3.4. Conditionnement de Colis === Tâches principales : Emballage et conditionnement des commandes du sous-sol. Équipe : Hassan (Sénégalais) / Youssef Règles de remplacement : Hassan et Youssef se remplacent mutuellement en cas d'absence (l'un prend le relais de l'autre). Le responsable du stock jugera si un renfort est nécessaire. === 2.5 Autres Taches ( Coller les etiquettes de solde ect .. === ce sont des taches demandés par le Responsable d'equipe au besoin , le responsable détachera du personnel de leurs postes afin de pouvoir terminer ces taches sans impacter la production ou pendant une periode creuse. ==== AVIS IMPORTANT ==== Ce processus ne peut être modifié par personne, pas même par le responsable du service. Pour toutes demandes de changement ou de modification du process, je vous prie de vous adresser à votre responsable directe, Karima (Tél : 0666666666), qui prendra contact avec la direction pour se concerter et procéder à la modification des process actuels. Vous serez informés aussitôt que la modification sera mise en place, et le guide concernant votre département sera affiché sur le panneau d'affichage. __Procedure mise en place suite reunion du vendredi 25/08/2026 a 12H ( MR KUMAR / KARIMA ____SOUFIANE / MEHDI__) ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ====== دليل الإجراءات التشغيلية ====== ====== 1. قسم لي كوبر (LEE COOPER - جمهورية الكونغو الديمقراطية) ====== ==== 1.1. إدارة استلام البضائع والمرتجعات من المتاجر ==== === المهام الرئيسية: الاستلام الفعلي للبضائع، الفحص النوعي والكمي، وإدارة المرتجعات القادمة من المتاجر. === === آلية العمل: يتم استلام البضائع عبر النظام الإلكتروني باستخدام أمر الشراء المنشأ مسبقاً. إذا كان الاستلام تاماً، فإن الكمية التي يتم مسحها ضوئياً عبر باركود (الرمز الشريطي) تؤكد الكمية المذكورة في أمر الشراء؛ أما في حال العكس، فيعتبر الاستلام جزئياً في انتظار استكمال الباقي، ويجب على مسؤول الاستلام متابعة ذلك حتى يتم الاستلام الكلي. ويجب إجراء تحقق يومي من حالة كل طلبية مورّد لم يتم استلامها بالكامل لضمان استلام المتبقي أو إلغائه. === === ملاحظة هامة: مسح الباركود إلزامي في هذه العملية، وكل شخص يتم ضبطه أو الإبلاغ عن استخدامه لأي وسيلة أخرى (كالعد اليدوي وغيرها) سيتم التبليغ عنه للإدارة، ويتحمل مسؤولية أي نقص أو عيوب في المخزون تكتشف لاحقاً بخصوص القطع المستلمة. === === التسليم والتسلم: إجراء تسليم مهام إلزامي خلال فترات الغياب أو الإجازات، مرفق بوثيقة تلخص عمليات الاستلام الجارية. === === الفريق: مصطفى (Mustafa) === === البديل/ة في حالة الغياب: زينب (Zineb) === ==== 1.2. إدارة المخزون ==== === المهام الرئيسية: الإشراف على المخزون، إدارة إعادة التزود، إرسال أو طلب استرجاع المنتجات من نقاط البيع، طباعة ملصقات التخفيضات، وطبع ملصقات الأسعار. === === الفريق الرئيسي: فاطمة الزهراء (Fatimzahra) / هناء (Hanaa) / لطيفة (Latifa) === === البديلة في حالة الغياب: زينب (Zineb) === === آلية التزود: يجب احترام عملية إعادة التزود لضمان إمداد مثالي ومتوازن لنقاط البيع (حسب المبيعات / حسب المخزون) وفقاً لتوجيهات الإدارة المباشرة المذكورة في هذه الإجراءات. === === إعادة التزود حسب المبيعات: الإثنين / الخميس في الأوقات العادية، وكل يوم خلال فترة التخفيضات للمتاجر الأكثر مبيعاً. === === ملاحظة هامة: يحق لمسؤول المخزون تغيير هذه الإجراءات تماشياً مع وتيرة المبيعات أو المخزون في المتاجر. === ==== 1.3. عمليات الإدخال والحوسبة (Saisie) ==== === المهام الرئيسية: التسجيل الإلكتروني للحركات (الصادرات، التحويلات بين المتاجر، مرتجعات البضائع). === === الفريق: زينب (Zineb) / تورية (Touria) / مريم (Meryem) / إلهام (Ilham) === === البديلة في حالة الغياب: سعاد (Souad) === === قواعد الاستبدال: في حالة غياب شخص أو أكثر، يمكن لأي فرد من الفريق ضمان التبديل. ويُقدّر مسؤول المخزون مدى الحاجة لتعزيز الطاقم بناءً على حجم العمل. === === 📢 مذكرة مصلحية - تذكير هام: خروج البضائع | إلى جميع الموظفين: يُذكّر بشكل قاطع أن أي بضاعة تغادر المؤسسة يجب بالضرورة أن يخضع مسح باركود (الرمز الشريطي) الخاص بها مسبقاً. وعليه: فإن أي شخص يتم ضبطه أو الإبلاغ عنه وهو يقوم بإخراج بضاعة دون هذا المسح الإلزامي يعرض نفسه لعقوبات تأديبية. ستُطبق هذه العقوبات فوراً، وفقاً للنظام الداخلي للشركة. === ==== 1.4. تجميع البضائع (Picking) ==== === المهام الرئيسية: تجميع القطع حسب أوامر الشراء أو التحضير. === === الفريق: عبد الرزاق (Abderzak) / سعاد (Souad) / هيبة (Hiba) / إلهام (مشغلة) / سهام / تورية (مشغلة) === === البديل/ة في حالة الغياب: يحدد مسؤول المخزون الشخص المعني. === === قاعدة الاستبدال: في حالة الغياب، يتولى أحد أعضاء الفريق المهمة. ويُقدّر مسؤول المخزون الحاجة لتعزيز الفريق حسب حجم العمل. === ==== 1.5. تغليف الطرود (Packing) ==== === المهام الرئيسية: تعبئة وتغليف، ووسم وتأمين الطرود الموجهة للشحن. === === الفريق: صلاح (Salah) / الحسين (Lahssan) === === البديل/ة في حالة الغياب: أحدهما يحل محل الآخر (صلاح أو الحسن). === === قاعدة الاستبدال: عند غياب أحدهما، يتولى الآخر المهمة. ويُقدّر المسؤول الحاجة لدعم إضافي إذا تطلب حجم العمل ذلك. === ==== 1.6. مهام أخرى (لصق ملصقات التخفيضات، الهولوغرام) ==== === هذه مهام يطلبها مسؤول الفريق عند الحاجة؛ حيث يقوم المسؤول بإعفاء الموظفين مؤقتاً من مراكزهم لإنجازها دون الإضرار بالإنتاجية أو خلال أوقات الركود. === ====== 2. قسم كيتو (KEITO - الطابق الأول) ====== ==== 2.1. إدارة المخزون ==== === المهام الرئيسية: الإشراف على المخزون، إدارة إعادة التزود، إرسال أو طلب استرجاع من نقاط البيع، طباعة ملصقات التخفيضات والأسعار. === === قواعد التزود: يجب احترام عملية التزود لضمان إمداد مثالي ومتوازن (نفس القواعد المذكورة سابقاً: الإثنين والخميس أو يومياً في فترة التخفيضات). ويحق لمسؤول المخزون تعديل العملية حسب وتيرة المبيعات. === === الفريق: سميرة (Samira) / وصال (Wissal) === === البديلة في حالة الغياب: زينب (Zineb) === === قواعد الاستبدال: تتخاطف سميرة ووصال في الغياب (تغطي كل منهما الأخرى). كما تعتبر عزيزة داعماً ومبدلاً أساسياً في هذا القطب. ويقرر المسؤول مدى الحاجة للتعزيز. === ==== 2.2. عمليات الإدخال والحوسبة (Saisie) ==== === المهام الرئيسية: التسجيل الإلكتروني للحركات (الصادرات، التحويلات، المرتجعات). === === الفريق: لبنى (Loubna) / عزيزة (Aziza) / وصال (Wissal) === === قاعدة الاستبدال: إعادة التوزيع ضمن الفريق عند الغياب. ويُقدّر مسؤول المخزون الحاجة لتعزيز إضافي إن لزم الأمر. === === 📢 مذكرة مصلحية - تذكير هام: خروج البضائع | إلى جميع الموظفين: يُذكّر بشكل قاطع أن أي بضاعة تغادر المؤسسة يجب بالضرورة أن يخضع مسح باركود (الرمز الشريطي) الخاص بها مسبقاً. وعليه: فإن أي شخص يتم ضبطه أو الإبلاغ عنه وهو يقوم بإخراج بضاعة دون هذا المسح الإلزامي يعرض نفسه لعقوبات تأديبية. === ==== 2.3. جمع وتحضير البضائع ==== === المهام الرئيسية: تحضير الطلبيات، واختيار القطع من مناطق التخزين. === === الفريق: هند (Hind) / زينب (Zineb) / روان (Rouwane) / شلّح زينب (Chelh Zineb) / فتيحة (Fatiha) / خديجة (Khadija) === === قاعدة الاستبدال: التناوب داخل الفريق في حالة الغياب، ويقيم مسؤول المخزون الحاجة للتعزيز حسب النشاط. === ==== 2.4. مهام أخرى (لصق ملصقات التخفيضات، إزالة العلامات أو غيرها) ==== === تنفذ بطلب من مسؤول الفريق عند الحاجة، عبر إعفاء الموظفين مؤقتاً من مهامهم الأساسية لإتمامها دون تأثير على الإنتاج. === ==== 2.5. التغليف (Conditionnement) ==== === المهام الرئيسية: وضع الصناديق، الحماية، والتحضير النهائي للطرود. === === الفريق: يوسف (Youssef) === === البديل في حالة الغياب: أحدهما يحل محل الآخر (يوسف / مجيد). === ====== 3. قسم المخزون (القبو / SOUS-SOL) ====== ==== 3.1. إدارة المخزون ==== === المهام الرئيسية: الإشراف على المخزون، إدارة التزود، إرسال أو طلب استرجاع المتاجر، وطبع ملصقات الصولد والأسعار. === === الفريق: سناء (Sanaa) === === قواعد الاستبدال: سيتم تحديدها لاحقاً. === === قواعد التزود: تسري عليها نفس قواعد إعادة التزود المذكورة سابقاً (الإثنين والخميس أو يومياً حسب الموسم، مع صلاحية تعديلها من قبل المسؤول). === ==== 3.2. عمليات الإدخال والحوسبة (Saisie) ==== === المهام الرئيسية: الحوسبة الإلكترونية لحركات القبو. === === الفريق: يوسف (Youssef) / مجيد (Mjid) === === قاعدة الاستبدال: يغطي أحدهما الآخر عند الغياب. ويُقدّر المسؤول الحاجة للتعزيز حسب عبء العمل. === === 📢 مذكرة مصلحية - تذكير هام: خروج البضائع | إلى جميع الموظفين: يُذكّر بشكل قاطع أن أي بضاعة تغادر المؤسسة يجب بالضرورة أن يخضع مسح باركود (الرمز الشريطي) الخاص بها مسبقاً. وعليه: فإن أي شخص يتم ضبطه أو الإبلاغ عنه وهو يقوم بإخراج بضاعة دون هذا المسح الإلزامي يعرض نفسه لعقوبات تأديبية. === ==== 3.3. جمع البضائع (Collecte) ==== === المهام الرئيسية: جمع وتجميع المراجع الموجودة في القبو. === === الفريق: حنان (Hanane) / سلوى (Salwa) === === قاعدة الاستبدال: إحداهما تعوض الأخرى، ويحدد المسؤول مدى الحاجة للتعزيز. === ==== 3.4. تغليف الطرود ==== === المهام الرئيسية: تعبئة وتغليف طلبيات القبو. === === الفريق: حسن (السنغالي) / يوسف (Youssef) === === قواعد الاستبدال: يتناوب حسن ويوسف في الغياب (يأخذ أحدهما المشعل عن الآخر). ويحدد المسؤول حاجة العمل لتعزيزات إضافية. === ==== 3.5. مهام أخرى (لصق ملصقات التخفيضات وغيرها) ==== === بطلب من مسؤول الفريق عند الحاجة، مع تفريغ الموظفين لتنفيذها في الأوقات المناسبة. === ====== تنبيه هام جداً ====== === لا يمكن لأي شخص تعديل هذا الإجراء، ولا حتى مسؤول القسم نفسه. لأي طلب تغيير أو تعديل في هذه العمليات، يرجى التوجه حصرياً إلى مسؤولة المباشرة كريمة (الهاتف: 0666666666)، والتي ستتواصل بدورها مع الإدارة للتنسيق وإجراء التعديلات المطلوبة على العمليات الحالية. وسيتم إعلامكم فور تفعيل أي تعديل، وسيتم تعليق الدليل الخاص بقسمكم على لوحة الإعلانات الرسمية. === === تم وضع هذه الإجراءات إثر اجتماع يوم الجمعة 25/08/2026 على الساعة 12:00 زوالاً بحضور (السيد كومار / كريمة / سفيان / مهدي Procedure mise en place suite reunion du vendredi 25/08/2026 a 12H ( MR KUMAR / KARIMA / SOUFIANE / MEHDI )